MODULES

Axxerion biedt een aantal geïntegreerde modules voor het optimaliseren van de dagelijkse bedrijfsvoering. Elke module behandelt een bepaald facet, zoals het beheren van documenten, contacten, inventaris, contracten, gebouwen of projecten. Het is mogelijk om met één of twee modules te beginnen, bijvoorbeeld om een project te beheren of een klachtenafhandeling systeem op te zetten. De toegang tot de verschillende modules kan per gebruikersgroep ingesteld worden door het opgeven van toegangsrechten.

Relatiebeheer: Actuele informatie over klanten, leveranciers en partners is essentieel voor elke organisatie. Met de contact management module kunt u uw bestaande relaties beheren en nieuwe klanten werven. Het complete verkoop proces wordt ondersteund, vanaf het eerste contact, tot prospect, offerte, order, factuur en betaling. Doordat iedereen op één centraal bestand werkt zijn de gegevens altijd actueel en kunt u zien wie welke gegevens gewijzigd heeft.

Servicedesk: Met de servicedesk module kunt u meldingen en aanvragen op een gestructureerde manier afhandelen. U kunt per soort melding een proces specificeren waarbij automatisch taken voor personen en afdelingen aangemaakt worden. Klanten kunnen zelf online meldingen maken, de status bekijken en hoeven dus niet meer te bellen. Managers kunnen het aantal open meldingen, doorlooptijden en bottlenecks analyseren en controleren of er aan service level agreements voldaan wordt. U kunt zo kosten besparen en een betere dienstverlening leveren.

Reserveringen: Met de reserveringsmodule kunt u snel en eenvoudig reserveringen maken voor ruimtes, apparatuur, lunches en speciale diensten. Bij het zoeken kunt u één of meerdere criteria opgeven, zoals bijvoorbeeld een vergaderruimte voor 10 of meer personen met Internet en een video projector. Voor elke reserveerbare ruimte of voorwerp kunnen kosten per uur of per stuk opgegeven worden zodat de totale kosten automatisch doorberekend kunnen worden. Deze module kan ook gebruikt worden voor hoteling, professional services en parkeerplaatsen.

E-procurement: Met de inkoopmodule kunt u kosten besparen door op een efficiënte manier in te kopen. U kunt leveranciers en inkoopcontracten registreren en een catalogus van producten en diensten opstellen. Per contract en product kunnen kortingen en staffels bijgehouden worden en u kunt direct zien hoe veel er geleverd en besteld is tegen welke prijzen. Medewerkers kunnen online bestellingen plaatsen, waarbij er workflows voor interne goedkeuring opgestart worden. Via the OCI koppeling kunt u direct artikelen bestellen op externe web sites.

Documentbeheer: De meeste kennis binnen een organisatie is opgeslagen in documenten maar vaak weten medewerkers de informatie niet te vinden of vinden juist informatie die niet voor hen bedoeld is. Met de documentbeheer module kunt u efficient naar documenten zoeken, versies beheren, opmerkingen toevoegen en toegangsrechten instellen. De module is volledig geïntegreerd met workflow management zodat procedures voor goedkeuring, publicatie, archiveren en afdrukken ondersteund worden.

Project management: Elke organisatie heeft te maken met projecten zoals bijvoorbeeld deelname aan een beurs, een opdracht voor een klant uitvoeren of een nieuw kantoor bouwen. De project management module helpt u om project informatie te beheren, een budget op te stellen en kosten bij te houden. Het biedt ook hulpmiddelen om samen te werken met interne en externe personen door document uitwisseling, discussie forums en behandeling van issue lijsten.

Urenstaten: Met de urenadminstratie module kunt u het hele proces van indienen, goedkeuren, doorbelasten en factureren automatiseren. Medewerkers en partners kunnen via Internet hun gemaakte uren indienen. Door een sluitende adminstratie van gewerkte uren, vakantiedagen en ziekteverzuim heeft u een beter inzicht in de kosten en zorgt u er voor dat alle uren op de juiste manier doorbelast worden. U kunt per project en project taak opgeven wie er uren op mag schrijven en tegen welk tarief deze doorbelast mogen worden.

Gebouwbeheer: Met de gebouwbeheer module kunt u gegevens over eigen, gehuurde of verhuurde gebouwen bijhouden. U kunt snel zien welke ruimtes momenteel verhuurd of gehuurd zijn. Bewoners kunnen via Internet meldingen aanmaken en er kunnen werkorders aangemaakt worden voor interne of externe diensten. Via de meerjaren onderhoudsplanning kunt u onderhoudsactiviteiten budgetteren, inplannen en uitvoeren. Met de geïntegreerde contract module kunt u kosten en opbrengsten analyseren en automatisch facturen aanmaken.

Catalogus beheer: Met de catalogus beheer module kunt u gegevens bijhouden over producten en diensten die door uw organisatie of door anderen aangeboden worden. Naast algemene gegevens over prijzen, afmetingen en leveranciers kunt u foto's en documenten zoals gebruiksaanwijzingen en installatie manuals beheren. U kunt per product categorie een onbeperkt aantal specifieke productkenmerken aanmaken en hier vervolgens op zoeken.

Inventarisbeheer: Met de inventarisbeheer module kunt u de kosten voor aanschaf en onderhoud van uw bedrijfsmiddelen verlagen. U kunt efficiënter inkopen, lease en onderhoudscontracten beter beheren en preventief onderhoud inplannen. Alle informatie zoals gebruiker, leverancier, garantie, onderhoudsprocedures en kosten zijn via Internet toegangkelijk. U kunt zien waar apparatuur niet gebruikt wordt en zo onnodige aankopen voorkomen. Doordat alle kosten voor aanschaf, afschrijving, leasing en onderhoud bijgehouden worden krijgt u beter inzicht in de totale gebruikskosten.

Voorraadbeheer: Met de voorraadbeheer module kunt u op een efficiënte manier inkopen en voorraadkosten minimaliseren. Voor elk product kunt u de minimale en maximale voorraad opgeven en de prijs en verpakkingseenheden bepalen. Er kunnen automatisch bestellingen voor de verschillende leveranciers aangemaakt worden en u kunt per product zien welke transacties voor leveringen en uitgiftes gedaan zijn. Historische gegevens kunnen u helpen bij het besparen van kosten en optimaliseren van bestelhoeveelheden.

Sleutelbeheer: Met de sleutelbeheer module kunt u de fysieke toegang van personen tot ruimtes, gebouwen en inventaris beheren. U kunt per object één of meerdere sloten definiëeren, waarbij verschillende sloten een zelfde toegangscode kunnen hebben (bv. cylindernummer).Per sleutel kunt u bepalen tot welke sloten deze sleutel toegang heeft en aan wie de sleutel is uitgegeven. De sleutelbeheer module heeft alle functionaliteit van de inventaris module zodat u foto's kunt toevoegen en leveranciers kunt bijhouden.

Onderhoud: De onderhoudsplanningsmodule helpt u onderhoudskosten te verlagen en de levensduur van apparatuur te verlengen. U kunt correctief onderhoud uitvoeren op basis van meldingen en preventief onderhoud plannen op basis van een onderhoudschema. Het hele onderhoudsproces van melding, planning, uitvoering en facturatie wordt ondersteund. Voor elk type onderhoud worden kosten van materiaal en arbeid bepaald zodat vooraf een begroting gemaakt kan worden. De werkelijke kosten kunnen verrekend worden met het onderhoudsbudget.

Contractbeheer: Elke organisatie heeft te maken met contracten zoals voor medewerkers, huur en onderhoud. U kunt kosten besparen door er voor te zorgen dat er op tijd betaald wordt en dat contracten op tijd verlengd of opgezegd worden. Met de contract module kunt u snel contracten opstellen en gegevens bijhouden over clausules, betalingstermijnen en vervaldata. U kunt clausules koppelen aan de oorsponkelijke tekst in een gescande digitale versie van het contract.

Personeelsbeheer: Met de personeelsbeheer module kunt u op een gestructureerde manier personeel werven en gegevens van bestaande medewerkers beheren. Er zijn hulpmiddelen voor het bijhouden van vakantiedagen, ziekteverzuim, salarisgegevens, werkervaring, verzekeringen en evaluaties. U kunt snel zien aan wie welke middelen, wachtwoorden en sleutels toegewezen zijn. De kosten per medewerker worden automatisch berekend en gebruikt voor budgettering en facturatie.

Financieel: De financiële module is volledig geïntegreerd met contractbeheer, inkoop en project management. U kunt automatisch facturen aanmaken en deze via electronische incasso door uw bank laten verwerken. Inkomende facturen kunnen met gescande nota's ingeboekt worden en als Clieop bestand aan uw bank aangeboden worden. U kunt bankbetalingen verwerken, vooruitbetaalde omzet en kosten afboeken, BTW aangiftes opstellen, memoriaalboekingen aanmaken en een balans en verlies en winstrekening opstellen.

Enquêtes: Met de enquête module kunt u online enquêtes aanmaken, bijvoorbeeld voor een marktonderzoek of tevredenheidsonderzoek. U kunt gebruik maken van verschillende vragensoorten, zoals vrije tekst, enkelvoudige keuzes, keuzetabellen en meerkeuzevragen. Vervolgens kunt u een lijst met personen of organisaties opstellen en deze per email uitnodigen om de enquête online in te vullen. Er zijn verschillende mogelijkheden om de resultaten te analyseren of te exporteren naar andere systemen.